Módulo de Inventarios

Enter New Stock

Esta funcionalidad permite a los usuarios registrar manualmente nuevo inventario en el sistema cuando se reciben o identifican mercancías en una ubicación específica, como un almacén, una planta de producción o una tienda.

Su propósito es garantizar que el inventario físico y los registros del sistema permanezcan alineados, incluso cuando las existencias se reciben fuera del proceso habitual de órdenes de compra.

Mediante este módulo, es posible definir los detalles del artículo, las cantidades y las ubicaciones de almacenamiento, manteniendo una visibilidad precisa de los materiales disponibles en todas las ubicaciones.

En términos generales, esta funcionalidad se utiliza cuando existe inventario disponible físicamente, pero no hay una transacción registrada en el sistema que respalde dicho stock.

Inventory -> Stock Corrections -> Enter New Stock

Enter New Stock – Stock Movement UOM

Este módulo proporciona una visión general del proceso de Registro de Nuevo Inventario, con un enfoque específico en la Unidad de Medida de Movimiento de Inventario (Stock Movement UOM) dentro del sistema WFX.

La configuración correcta de las unidades de medida es un requisito fundamental para mantener la integridad del inventario.

La Unidad de Medida de Movimiento de Inventario define la unidad estándar mediante la cual los materiales son controlados, transferidos y consumidos internamente. Esta unidad puede diferir de la unidad de medida utilizada originalmente durante el proceso de compra.

El objetivo principal de este módulo es garantizar que los usuarios puedan definir correctamente estos parámetros, evitando discrepancias en la valoración del inventario y en la planificación de la producción.

Inventory -> Stock Corrections -> New Stock

A continuación, observe la casilla Stock Movement Info.

Al seleccionar esta opción, podrá ingresar información logística adicional, como números de referencia o notas específicas relacionadas con el movimiento de inventario, proporcionando un mayor contexto al registro de la transacción.

A la derecha encontrará la casilla Send to QC.

Active esta opción si el inventario recibido requiere una inspección de Control de Calidad (QC) antes de ser liberado al inventario principal.

Al marcar esta casilla, los artículos serán enviados automáticamente a la cola de trabajo del equipo de Control de Calidad, garantizando que únicamente los materiales verificados puedan avanzar hacia el proceso de producción.

Una vez seleccionada la casilla Stock Movement Info, se generará la pestaña Stock Movement Info.

Desde esta pestaña, haga clic en el botón Add para agregar artículos. Seleccione los artículos que desea incorporar y posteriormente haga clic en Add and Close para registrar la información detallada de cada uno.

Una vez que el artículo haya sido agregado correctamente a la pestaña Stock Movement Info, será necesario completar los campos obligatorios identificados mediante los resaltados en color rojo.

GIN – Goods Inward Note

Este módulo se utiliza para registrar y dar seguimiento a todos los materiales recibidos en el almacén o unidad de producción.

Funciona como un vínculo entre la orden de compra y el inventario, garantizando que todos los artículos recibidos sean verificados y documentados antes de su incorporación al stock.

Mediante el módulo GIN, los usuarios pueden confirmar las cantidades recibidas, reportar cualquier discrepancia identificada durante la recepción y actualizar automáticamente el inventario una vez que los materiales hayan sido aprobados.

En otras palabras, este módulo se utiliza para gestionar la recepción de materiales provenientes de una orden de compra. Su propósito principal es documentar y validar la recepción de los artículos, más que registrar manualmente nuevas cantidades en el inventario.

Inventory -> Goods Inward -> Stock GIN New

GRN – Goods Receive Note

Este módulo se utiliza para confirmar las cantidades recibidas y registrar dichas cantidades en el inventario.

El Tipo de Recibo (Receipt Type) es un campo fundamental que define la naturaleza del inventario entrante y determina qué documento de origen, como una orden de compra, una orden de producción o una factura de venta, debe utilizarse como referencia para la transacción.

Seleccionar el tipo de recibo correcto garantiza una categorización precisa del inventario y mantiene la integridad de la información dentro de la cadena de suministro.

Cada tipo de recibo está asociado a un proceso de negocio específico y a un documento de referencia determinado. Los tipos de recepción disponibles son los siguientes:

• Against ASN: utilizado para la recepción de embarques enviados por proveedores.
• Against GDN: utilizado para procesar entregas relacionadas con ventas.
• Against GIN: utilizado para recibir materiales provenientes de órdenes de compra de productos terminados o de procesos Cutmate.
• Against PO: utilizado para la recepción de materiales directamente contra una orden de compra del proveedor.
• Production Process Input: utilizado para devolver materiales de producción al inventario.
• Production Process Output: utilizado para recibir productos terminados o semiterminados provenientes del proceso de producción.

Al relacionar correctamente el tipo de recibo con su documento de referencia correspondiente, se garantiza que el sistema refleje con precisión los niveles de inventario en tiempo real y mantenga la consistencia de los registros financieros.

Inventory -> Receiving -> GRN Receiving New

GDN – Goods Dispatch Note

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Stock Movement/Edit Stock (Non-Stock Items)

WFX distingue entre diferentes tipos de activos con el fin de garantizar niveles de gestión adecuados para cada categoría.

Los artículos No Stock generalmente incluyen consumibles, suministros de oficina, materiales promocionales y otros artículos que requieren seguimiento de cantidades con fines operativos, pero que no se consideran materiales de producción, inventario principal ni activos financieros estratégicos.

Mediante este módulo, es posible conciliar los registros del sistema con las cantidades físicas reales, asegurando un control preciso de estos artículos y contribuyendo al mantenimiento de un entorno de trabajo organizado.

Inventory -> Stock Corrections -> Edit Stock

Stock Movement/Edit Stock

Los artículos de inventario (Stock Items), como materias primas, telas y avíos, representan activos fundamentales que requieren un control y seguimiento precisos.

El propósito principal de este módulo es garantizar la integridad continua de la información de inventario, permitiendo realizar ajustes sobre movimientos de inventario previamente registrados.

Mediante el uso de este módulo, los usuarios autorizados pueden conciliar la información registrada en el sistema con las existencias físicas reales, asegurando que el sistema de gestión de almacenes refleje en todo momento el estado real del inventario.

Inventory -> Stock Corrections -> Stock Movement – Edit Stock

Stock Movement Split

Este módulo se utiliza principalmente cuando es necesario tomar una cantidad consolidada de inventario, específicamente inventario registrado en rollos, y dividirla en múltiples unidades más pequeñas o en registros independientes.

El objetivo de este proceso es proporcionar una mayor flexibilidad en la gestión del inventario y facilitar el control de los materiales de acuerdo con las necesidades operativas.

Por ejemplo, cuando un único rollo de gran tamaño debe dividirse para ser utilizado en diferentes líneas de producción o distribuirse a múltiples ubicaciones de entrega, este módulo permite reflejar con precisión dichos cambios físicos dentro del sistema.

Inventory -> Stock Management -> Stock Movement Split

Stock write-off

Este procedimiento se utiliza para dar de baja de forma permanente el inventario en el sistema cuando los artículos ya no están disponibles para la venta o la producción debido a daños, pérdidas u otras causas que impiden su utilización.

Este procedimiento se genera posteriormente a las siguientes transacciones:

1. Dispatch Transaction (Transacción de Despacho).
2. GRN (Recepción de Mercancías / Goods Receipt Note).

La ejecución de este proceso garantiza que los registros de inventario reflejen con precisión las existencias reales disponibles, manteniendo la integridad de la información operativa y financiera del sistema.

Inventory -> Stock Corrections -> Stock Write Off New

Un-Reserve Stock

En el sistema, los materiales suelen asignarse a indents o órdenes de compra (PO) específicas, lo que significa que quedan reservados para satisfacer dichos requerimientos y no pueden ser utilizados para otros fines.

Sin embargo, cuando los planes operativos cambian, puede ser necesario liberar estos materiales reservados para que vuelvan a formar parte del inventario disponible.

El propósito principal de este módulo es cancelar la reserva de una cantidad específica de inventario asociada a un indent o a una orden de compra existente.

Al realizar esta acción, el inventario queda liberado de su compromiso original y vuelve a estar disponible para atender nuevas órdenes, requerimientos urgentes de producción u otras necesidades operativas.

Inventory -> Stock Corrections -> Unreserve Stock

Update Shade/Location

Este módulo está diseñado para permitir la modificación de los atributos de un inventario existente sin afectar la cantidad física registrada.

Se utiliza principalmente cuando es necesario corregir la información de tono o lote de color (Shade) de una tela o artículo después de una inspección, o cuando se requiere actualizar la ubicación de un material que ha sido trasladado dentro del almacén.

A través de este proceso, los usuarios pueden mantener la precisión de la información asociada al inventario, asegurando que los registros del sistema reflejen correctamente las características y la ubicación real de los materiales.

Inventory -> Stock Management -> Update Shade/Location -> New

Módulo de Logística

Forwarding Booking Request

Este módulo se utiliza para procesos de Inbound (importación o recepción de mercancías) y permite solicitar espacio de carga con el agente de carga o freight forwarder designado para los embarques de entrada.

Esta función se utiliza para notificar formalmente al equipo de logística o al agente de carga sobre las órdenes de compra que están listas para ser programadas y reservadas para su envío.

Sourcing -> Forwarder Booking Request -> New

Forwarder Booking

Una vez que una solicitud de embarque o Booking Request ha sido creada y confirmada, el siguiente paso consiste en gestionar la reserva efectiva del embarque con el proveedor de servicios logísticos.

Esta transacción permite administrar y finalizar la programación de los envíos, asignar los contenedores correspondientes y garantizar que todos los detalles logísticos estén correctamente alineados antes del despacho de la mercancía.

Sourcing -> Forwarder Booking -> New

Sourcing ASN – Advance Shipment Notice

El ASN (Advanced Shipping Notice) se utiliza para registrar en el sistema la información de un embarque antes de que se realice el despacho físico de la mercancía.

Este documento incluye información clave como las cantidades enviadas, detalles de empaque, método de transporte y fechas programadas de envío.

Al crear un ASN, tanto el proveedor como el comprador pueden validar y alinear los detalles del embarque con anticipación, contribuyendo a reducir errores, mejorar la visibilidad de la operación y minimizar retrasos durante el proceso de recepción.

Este paso constituye una parte fundamental de la cadena de suministro, ya que conecta los procesos de despacho, transporte y recepción de mercancías. Su generación es requerida después de la creación de una orden de compra y antes de que los productos sean enviados.

Sourcing -> Chargebacks -> Sourcing ASN -> New

Sales ASN

Este módulo se utiliza para crear un ASN de ventas (Advanced Shipping Notice).

El sistema ofrece múltiples opciones para la creación de un ASN de ventas. El proceso puede iniciarse seleccionando un grupo de artículos y posteriormente asociando la información correspondiente del comprador.

Para ello, basta con seleccionar al comprador desde la lista desplegable disponible en el sistema. A continuación, se deberá definir el tipo de ASN, indicando si se desea generar el ASN con GDN o sin GDN.

El término GDN (Goods Dispatch Note) corresponde al documento utilizado para gestionar el despacho de mercancías.

Esta configuración determina si la solicitud de despacho será creada automáticamente al momento de generar el ASN o si el ASN será creado de manera independiente, dejando la generación del GDN para una etapa posterior del proceso logístico.

La selección adecuada de esta opción permite adaptar el flujo operativo a los requerimientos específicos de despacho y distribución de la organización.

Sales -> ASN -> New ASN

Pre Shipment Export Invoice

Durante el proceso de reserva y coordinación de un embarque, es necesario compartir documentación clave con clientes, agentes de carga y transportistas.

Para agilizar este proceso, el sistema permite registrar de manera centralizada toda la información relevante mediante la funcionalidad Pre Shipment Export Invoice dentro del módulo de Ventas.

Esta herramienta facilita la preparación y gestión de la documentación previa al embarque, asegurando que todas las partes involucradas dispongan de la información necesaria para coordinar el transporte, el despacho y las actividades relacionadas con la exportación.

Sales -> ASN -> Pre Shipment Export Invoicing -> New

Factory Packing List

La Factory Packing List (Lista de Empaque de Fábrica) se utiliza para definir de manera precisa los artículos y cantidades que deben ser preparados y empacados en el almacén.

Este proceso garantiza que los productos terminados sean acondicionados correctamente y queden listos para su despacho, de acuerdo con el cronograma de entrega establecido en la orden de venta.

Mediante la generación de la lista de empaque, se facilita la preparación de los embarques, se mejora la precisión en las operaciones de almacén y se asegura que los productos enviados correspondan a los requerimientos del cliente y a las fechas de entrega comprometidas.

Sales -> ASN -> Factory Packing List -> New